Qu'est-ce que les archives comunales ?

 Les archives ne sont pas uniquement de vieux papiers qui n'ont plus d'utilité : quel que soit l'âge d'un document (1 jour ou 500 ans) il doit être traité de la même façon !

Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat . Elles ne peuvent pas être confiées à un musée, une personne privée ou une association.

Rôle et responsabilité du maire.

Le Maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal)

Il doit les conserver :

- pour la gestion des affaires communales

- pour la justification des droits de la commune

- pour la sauvegarde de la mémoire de la commune

La responsabilité des maires s'est accrue depuis les années 1980. Aujourd'hui, les archives communales sont des documents uniques. Dans la plupart des cas, les pièces transmises aux autres administrations et collectivités (Préfecture, DDE, tribunal, etc.) sont détruites.

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l'exception de certains documents comme l'état civil ou le cadastre, dont la propriété demeure à l'Etat.

Une dépense obligatoire.

Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : art. L. 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales

Rôle dde l'Etat et des archives départementales.

 - Contrôle scientifique et technique

Les archives communales, en tant qu'archives publiques, sont soumises au contrôle scientifique et technique de l'Etat. Le Préfet exerce ce contrôle par l'intermédiaire du directeur des Archives départementales.

Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour vérifier la composition des archives et leur état de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction d'un rapport, signé sous couvert du Préfet et adressé au Maire.

- Le récolement : un acte réglementaire

Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l'ancien au nouveau maire.

Ce procès-verbal doit être accompagné d'un inventaire détaillé des dossiers communaux ou à défaut d'une liste des principaux documents : le récolement.

La rédaction de ce récolement requiert une grande précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence en mairie des archives qui lui ont été confiées lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés pendant l'exercice de son mandat.

Il permet au nouveau maire de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

Les archives et le public.

La salle d'archives reste fermée à clef, le public ne doit pas y pénétrer. Néanmoins, la commune a le projet de numériser les anciennes archives permettant ainsi à tout citoyen de pouvoir faire des recherches.

En ce qui concerne, l'Etat civil (baptêmes, naissances, mariages, décès, sépultures,...) voici le lien indispensable pour vos recherches. Lien